IA en étude de notaires : testaments, mandats et immobilier

Ce qu’un agent IA fait pour une étude, et ce qui reste au notaire

Grille de ZeniTech pour illustrer le partage des tâches.

Les formes prévues par le Code civil, et pourquoi l’agent ne choisit pas

Le Code civil du Québec prévoit trois formes de testament : notarié, olographe ou devant témoins (art. 712). Les formalités de chaque forme doivent être observées à peine de nullité (art. 713). Le testament notarié est reçu en minute par un notaire, assisté d’un témoin ou, dans certains cas, de deux témoins (art. 716) ; le notaire en fait la lecture et tous signent en présence les uns des autres (art. 717).

Le mandat de protection est donné par une personne majeure en prévision de son inaptitude ; il est fait par acte notarié en minute ou devant témoins (art. 2166). Son exécution dépend de la survenance de l’inaptitude, constatée par des rapports d’évaluation médicale et psychosociale, et de l’homologation par le tribunal (art. 2166).

Ces choix ont des conséquences juridiques. Un agent d’accueil peut dire que l’étude reçoit des testaments et des mandats et proposer un rendez-vous ; il ne doit jamais dire qu’une forme « suffit » ou qu’une autre est inutile. Quand la question arrive, il répond que le notaire en parlera en rencontre.

Résumé de ZeniTech à partir du Code civil du Québec publié sur LégisQuébec, consulté le 2 octobre 2026. Ce n’est pas un avis juridique.

Les questions d’accueil, par type de demande

Une bonne fiche d’accueil pose peu de questions, toujours les mêmes, et s’arrête avant les confidences. Le récit détaillé se fait avec le notaire, une fois les conflits vérifiés. Voici un point de départ à adapter avec votre étude.

Grille de ZeniTech, à valider par le notaire responsable. Les documents exacts dépendent de chaque dossier.

Aptitude, pressions et conflits : signaler, jamais juger

Les dossiers de testament et de mandat touchent souvent des personnes âgées ou malades, et la demande vient parfois d’un proche. L’agent ne doit rien conclure sur l’aptitude de la personne ni sur l’absence de pression : il note qui appelle et pour qui, et il signale la situation au notaire.

Le Code de déontologie des notaires oblige le notaire à éviter toute situation de conflit d’intérêts (art. 30), c’est-à-dire toute situation où il pourrait être porté à préférer les intérêts d’une personne à ceux d’une autre. C’est pourquoi l’agent recueille les noms des parties avant tout récit : l’équipe vérifie les conflits, puis le notaire rencontre les personnes.

• Un enfant prend rendez-vous pour le testament de son parent : rendez-vous planifié avec le parent présent, signalé au notaire.
• Un proche demande un mandat de protection pour une personne déjà décrite comme confuse : aucun commentaire de l’agent, transfert au notaire.
• Les deux parties d’une même transaction écrivent séparément : les deux demandes sont liées dans la fiche pour la vérification des conflits.
• Une personne semble en détresse ou en danger : consigne écrite de l’étude, et 911 en cas de danger.

Honoraires : répondre sans fixer

Le notaire doit prévenir le client du coût approximatif de ses services et éviter de fixer ses honoraires sans connaître tous les éléments nécessaires (art. 51). L’agent peut donc répondre à partir de la grille que vous publiez ou lui fournissez, mais l’estimation d’un dossier précis reste au notaire.

Si l’étude annonce des honoraires dans sa publicité, le Code exige de le faire de façon compréhensible pour le public, de les maintenir pendant la période annoncée, d’au moins 60 jours après la dernière diffusion, de préciser les services inclus et d’indiquer si les débours et les taxes sont inclus (art. 71). Les réponses de l’agent reprennent ces précisions.

Ce que l’agent peut dire au public

• De l’information générale seulement : le notaire qui s’adresse au public doit souligner la généralité ou la limite des informations transmises (art. 67). Le message d’accueil de l’agent le dit.
• Rien de faux ni de trompeur : la publicité fausse, trompeuse ou incomplète est interdite (art. 68). L’agent se présente comme l’assistant IA de l’étude, pas comme un notaire.
• Aucun témoignage d’appui ou de reconnaissance dans la publicité (art. 70) : les publications préparées par l’agent n’en contiennent pas.
• Le secret professionnel s’applique à tout ce que l’étude apprend (art. 35) : les textos et les courriels de l’agent ne mentionnent jamais la nature du dossier.

Articles du Code de déontologie des notaires (RLRQ, c. N-3, r. 2), consulté sur LégisQuébec le 2 octobre 2026.

Confirmations, rappels et relances

Selon la Loi canadienne anti-pourriel, un message qui confirme un rendez-vous déjà convenu n’exige pas de consentement (art. 6(6)b)), et une demande de renseignements faite dans les six derniers mois crée un consentement tacite pour une relance (art. 10(9)a) et 10(10)e)). Chaque message commercial identifie l’étude et offre un moyen de se désabonner (art. 6(2)).

Le contenu reste neutre : « Votre rendez-vous à l’étude [nom] est confirmé jeudi à 10 h. » Pas « votre rendez-vous pour le mandat de protection de votre mère ».

Loi 25 : ce que l’étude doit faire avant de brancher l’agent

• Faire une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de tout nouveau système qui recueille des renseignements personnels, en consultant le responsable de la protection dès le début (art. 3.3).
• Ne recueillir que les renseignements nécessaires aux fins déterminées avant la collecte (art. 5) et informer la personne des fins, des moyens et de ses droits (art. 8).
• Confier les renseignements au fournisseur par un contrat écrit qui prévoit les mesures de confidentialité, l’usage limité au contrat et la destruction à la fin (art. 18.3).
• Avant toute communication hors du Québec, faire une évaluation et conclure une entente écrite (art. 17).
• Si l’agent refuse seul une demande, par exemple un type d’acte que l’étude ne fait pas, informer la personne et lui permettre d’en parler à quelqu’un de l’étude (art. 12.1).

Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1). Le détail sur le secret professionnel et l’IA générative est dans notre guide « IA en cabinet d’avocats ou de notaires ». Information générale, pas un avis juridique.

Les étapes, dans l’ordre

• 1. Lister les types d’actes que l’étude reçoit et le notaire qui traite chacun.
• 2. Écrire la fiche d’accueil de chaque type : questions permises, questions interdites, documents à préparer.
• 3. Écrire le message d’accueil : assistant IA de l’étude, information générale seulement, pas d’avis juridique.
• 4. Écrire les consignes de transfert : aptitude, pressions, détresse, conflit possible, danger (911).
• 5. Fournir la grille d’honoraires que l’agent peut citer, avec les services inclus, les débours et les taxes.
• 6. Faire l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et signer le contrat écrit avec le fournisseur.
• 7. Brancher les calendriers des notaires et le CRM, puis tester chaque type de demande avec l’équipe.
• 8. Relire les conversations chaque semaine au début, puis chaque mois, et corriger les règles.

Ce que ZeniTech peut faire

Max est l’agent IA de ZeniTech pour les avocats et les notaires. Selon sa page, il accueille les demandes jour et nuit, recueille les faits et les documents selon le domaine (dont l’immobilier et les successions), planifie les consultations dans le calendrier du bon notaire, prépare un résumé du dossier, envoie les rappels de rendez-vous et de documents, et répond aux questions sur les honoraires selon votre grille. Il ne donne jamais d’avis juridique, la vérification des conflits d’intérêts reste à votre équipe, et il applique vos règles de confidentialité et de secret professionnel.

Max répond au téléphone et confirme les rendez-vous par texto ; il est branché sur le CRM ZeniTech, le calendrier, le courriel, le téléphone et les textos, et toutes ses conversations sont consultables. Le prix : une implantation, puis un forfait mensuel, selon la grille publiée sur zenitech.dev/tarifs.

Fonctions relevées sur zenitech.dev/agents-ia/max le 2 octobre 2026. Nos tarifs sont publiés sur zenitech.dev/tarifs.

Questions fréquentes

À lire aussi

Sources

• LégisQuébec : Code civil du Québec (art. 712 à 717, 2166 et 2167)
• LégisQuébec : Code de déontologie des notaires (RLRQ, c. N-3, r. 2)
• LégisQuébec : Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1)
• Justice Canada : Loi canadienne anti-pourriel (L.C. 2010, ch. 23)
• Barreau du Québec : L’intelligence artificielle générative, guide pratique pour une utilisation responsable (PDF)

Fourchettes de marché compilées le 2 octobre 2026. Elles ne constituent pas une soumission ZeniTech.